Häufig gestellte Fragen zu JLUdocs

Inhalt

Allgemeines Wo bekomme ich Unterstützung bei Fragen zu JLUdocs? Muss ich mich anmelden, um JLUdocs nutzen zu können? Wie lange bleiben die Dokumente online verfügbar? Sind die in JLUdocs veröffentlichten Dokumente zitierfähig? Besteht eine Vergütungsmöglichkeit der Autoren über die VG WORT-Tantieme? Gibt es eine Zugriffsstatistik für mein veröffentlichtes Dokument? Veröffentlichen Wer darf Dokumente in JLUdocs veröffentlichen? Welche Arten von Publikationen können in JLUdocs veröffentlicht werden? Welche Vorteile bietet die Veröffentlichung in JLUdocs? In welchem Dateiformat soll mein Dokument eingereicht werden? Was wird vor der Veröffentlichung überprüft? Was muss ich bei der Veröffentlichung meiner Dissertation beachten? Was muss ich bei der Veröffentlichung einer kumulativen Dissertation beachten? Wie beantrage ich eine Sperrfrist für die Veröffentlichung meiner Dissertation? Was muss ich bei der Veröffentlichung meiner Habilitation beachten? Was muss ich bei der Veröffentlichung meiner Master-, Bachelor-, Staatsexamens- bzw. Studienarbeit beachten? Wie können zusammengehörige Textpublikationen und Forschungsdatenpublikationen in JLUpub verknüpft werden? Können in JLUdocs veröffentlichte Dokumente geändert oder gelöscht werden? Wie veröffentliche ich eine neue, geänderte Version meines Dokuments? Wie kann ich Sonderzeichen bei der Anmeldung eines Dokumentes eingeben? Rechtliches Was ist ein Veröffentlichungsvertrag? Welche rechtlichen Aspekte muss ich beachten? Darf ich mein Dokument zusätzlich woanders publizieren? Darf ich bereits publizierte Dokumente in JLUdocs veröffentlichen? Was muss ich beachten, wenn ich in meinem Dokument Bilder, Grafiken, Karten oder anderweitige möglicherweise urheberrechtlich geschützte Elemente verwendet habe? Was sind CC-Lizenzen? Können in JLUdocs veröffentlichte Dokumente ausgedruckt und kopiert werden?

Allgemeines

Wo bekomme ich Unterstützung bei Fragen zu JLUdocs?

In diesen FAQs finden Sie viele Informationen rund um JLUdocs und das Veröffentlichen von Dokumenten. Haben Sie weitere Fragen, die hier nicht beantwortet werden, kontaktieren Sie uns bitte unter oder telefonisch unter 0641/99-14041 oder -14021

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Muss ich mich anmelden, um JLUdocs nutzen zu können?

Für eine Recherche in JLUdocs benötigen Sie keine Anmeldung. Für die Veröffentlichung eines Dokumentes loggen sich Angehörige und Mitglieder der JLU Gießen mit Ihrer HRZ-Benutzerkennung ein. Externe, z.B. Doktoranden, die nicht mehr an der JLU tätig sind, können sich mit einer gültigen Email-Adresse registrieren.

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Wie lange bleiben die Dokumente online verfügbar?

JLUpub gewährleistet im Rahmen der organisatorischen und technischen Möglichkeiten die veröffentlichten Inhalte zeitlich unbegrenzt verfügbar zu halten.

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Sind die in JLUdocs veröffentlichten Dokumente zitierfähig?

Alle Dokumente sind dauerhaft und zuverlässig adressierbar und damit zitierfähig. Um auf ein Dokument zu verweisen, sollte neben den üblichen Angaben (Autorin/Autor, Titel usw.) der DOI des Dokumentes angegeben werden.

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Besteht eine Vergütungsmöglichkeit der Autoren über die VG WORT-Tantieme?

Bei der VG WORT gibt es für Texte im Internet zwei verschiedene Ausschüttungen, die reguläre Ausschüttung und die Sonderausschüttung. Da die Publikationen in JLUdocs keine Zählmarken haben, können Sie sich bei der VG WORT nur für die Sonderausschüttung anmelden.

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Gibt es eine Zugriffsstatistik für mein veröffentlichtes Dokument?

Die Benutzungsstatistik erfasst für jedes Dokument die Anzahl der Zugriffe auf die Seite der Metadaten und auf die dazugehörigen Dateien.
Außerdem können für alle Bereiche und Sammlungen Gesamtstatistiken abgerufen werden.
Die Statistik ist um Robot-Zugriffe bereinigt, soweit dies technisch möglich ist.

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Veröffentlichen

Wer darf Dokumente in JLUdocs veröffentlichen?

Angehörige und Mitglieder der Justus-Liebig-Universität können Ihre wissenschaftlichen Publikationen in JLUdocs veröffentlichen.

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Welche Arten von Publikationen können in JLUdocs veröffentlicht werden?

  • Publikationen mit wissenschaftlichem Inhalt, wie z.B. Zeitschriftenaufsätze (auch Pre- und Postprints), Monographien, Sammelbände, Forschungsberichte, Arbeitspapiere, Schriftenreihen, Jahresberichte, Zeitschriften, Konferenzbeiträge und Poster

  • Open-Access Parallelveröffentlichungen von bereits erschienenen Publikationen bzw. Artikeln im Sinne der Green-Road zu Open Access

  • Publikationen, deren Veröffentlichung durch Prüfungsordnungen vorgeschrieben ist (Dissertationen und Habilitationen)

  • Arbeiten von Studierenden (z.B. Bachelor-, Master-, Staatsexamens- und Seminararbeiten), wenn die Publikation auf eigenen Wunsch und mit einer Empfehlung der betreuenden Professorin / des betreuenden Professors erfolgt

  • Dokumente von Relevanz für die Universität und ihre Geschichte

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Welche Vorteile bietet die Veröffentlichung in JLUdocs?

  • Kostenfreies Publizieren

  • Weltweite freie Zugänglichkeit des Dokuments (Open Access)

  • Bibliographischer Nachweis im Rechercheportal JUSTfind des Bibliothekssystems sowie in überregionalen Katalogen (z.B. WorldCat) und Suchmaschinen (z.B. Google Scholar, BASE)

  • Langfristige Archivierung mit einer dauerhaft stabilen und zitierfähigen Internetadresse

  • Kosteneinsparung bei der Veröffentlichung von Dissertationen durch Reduzierung der Anzahl gedruckter Exemplare

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In welchem Dateiformat soll mein Dokument eingereicht werden?

Veröffentlichen Sie Ihr Dokument als PDF- oder PDF/A-Datei. Generieren Sie nach Möglichkeit ein PDF-Dokument im PDF/A-1b:2005 Standard, der eine optimale Langzeitarchivierung vereinfacht. Bitte achten Sie darauf, dass alle Sicherheitseinstellungen, z.B. Passwortschutz, deaktiviert sind. Dies gibt uns die Möglichkeit, in JLUdocs veröffentlichte Dokumente zu einem späteren Zeitpunkt in verbesserte Datenformate zu konvertieren und so langfristig zur Verfügung zu stellen.

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Was wird vor der Veröffentlichung überprüft?

Für die inhaltliche Prüfung sind die Einreichenden selbst verantwortlich. Alle eingereichten Dokumente werden zusätzlich durch die Universitätsbibliothek formal geprüft, etwa ob die Metadaten schlüssig sind und ob die eingereichten Dateien geöffnet werden können. Bei Problemen erhalten Sie eine Nachricht und die Gelegenheit zur Korrektur.

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Was muss ich bei der Veröffentlichung meiner Dissertation beachten?

Laut den Promotionsordnungen der Universität sind Doktoranden verpflichtet Ihre Dissertation zu veröffentlichen. Die Veröffentlichung ist in den Richtlinien für Promotionsordnungen, 3. Änderungsbeschluss vom 30.08.2021 geregelt.

Sie sind verpflichtet die Dissertation in der endgültigen Fassung zu veröffentlichen, die von dem nach der jeweiligen Promotionsordnung zuständigen Prüfungsorgan gebilligt wurde.

Nach der Veröffentlichung kann die Dissertation nicht mehr gelöscht, zurückgezogen, korrigiert oder verändert werden.

Entfernen Sie persönliche Daten, wie den Lebenslauf aus Ihrem PDF.

Zusätzlich zur elektronischen Veröffentlichung müssen Sie 2 gedruckte Exemplare an die Universitätsbibliothek Gießen abgeben. Die gedruckten Exemplare müssen in Inhalt und Layout identisch mit dem PDF sein. Die gedruckten Exemplare sind auf alterungsbeständigem holz- und säurefreiem Papier auszudrucken, dauerhaft haltbar zu binden und als Dissertation der JLU kenntlich zu machen. Von Klarsichtfolien als Deckblatt ist abzusehen. Als Bindungsart darf keine Ringbindung, sondern muss eine dauerhaft haltbare Bindung, z.B. Klebebindung, gewählt werden. Die gedruckten Exemplare akzeptieren wir in den Formaten DIN A4 und A5, einseitig und doppelseitig bedruckt. Bitte beachten Sie die Vorgaben Ihres Prüfungsamtes.

Liefern Sie die gedruckten Exemplare an:
Universitätsbibliothek Gießen
Abt. Dissertationen
Otto-Behaghel-Str. 8
35394 Gießen

Nach einer formalen Überprüfung durch die Universitätsbibliothek wird Ihre Dissertation in JLUdocs veröffentlicht. Sie erhalten eine Mitteilung per E-Mail.

Eine Bestätigung über die Abgabe Ihrer Dissertation schicken wir an Ihr zuständiges Dekanat bzw. Prüfungsamt.

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Was muss ich bei der Veröffentlichung einer kumulativen Dissertation beachten?

Bei einer kumulativen Dissertation sind die enthaltenen Artikel bereits in Zeitschriften o.ä. veröffentlicht. Viele Verlage erlauben die Zweitveröffentlichung im Rahmen einer Dissertation. Bevor Sie jedoch eine kumulative Dissertation auf JLUpub veröffentlichen, müssen Sie in Ihren Verträgen nachsehen oder evtl. beim Verlag noch einmal anfragen, ob eine Zweitveröffentlichung der Beiträge als Teil der kumulativen Dissertation, insbesondere eine Online-Veröffentlichung, erlaubt ist.
Für viele Verlage hat die TU Berlin die geltenden Bestimmungen recherchiert und in einer Übersicht zusammengetragen.

Ist Ihr Artikel Open Access mit einer Creative-Commons-Lizenz veröffentlicht, dann haben Sie die Urheberrechte nicht an den Verlag übertragen und Sie können den Artikel publizieren.

Sollte der Verlag eine Zweitveröffentlichung im Rahmen Ihrer Dissertation nicht erlauben, können Sie den betreffenden Artikel im PDF für die Online-Veröffentlichung entfernen und mit einer genauen bibliographischen Quellenangabe (bevorzugt mit einer DOI) den entfernten Artikel zitieren.

Beachten Sie, dass in jedem Fall die Quelle der Erstveröffentlichung korrekt und vollständig anzugeben ist, inklusive des Links oder DOIs der Verlagsversion.

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Wie beantrage ich eine Sperrfrist für die Veröffentlichung meiner Dissertation?

Die Veröffentlichung einer Dissertation kann in begründeten Einzelfällen mit einem Sperrvermerk erfolgen, wenn durch die öffentliche Zugänglichmachung eine Patentanmeldung oder eine Zeitschriftenveröffentlichung erschwert oder unmöglich würde. Bitte beachten Sie dabei, dass eine Publikation der Dissertation in JLUpub bei vielen Zeitschriften einer späteren Veröffentlichung in Form eines Artikels nicht im Wege steht. Vor Beantragung eines Sperrvermerks ist dies daher bei der betreffenden Zeitschrift zu prüfen und ein tatsächlicher Hinderungsgrund für die Veröffentlichung nachzuweisen.
Die Sperrfrist muss von der Doktorandin/dem Doktoranden mit diesem Formular beim zuständigen Promotionsorgan, also i.d.R. einer Vertreterin/einem Vertreter des Prüfungsausschusses, beantragt werden. Dem Antrag an das Promotionsorgan sollte ein Schreiben beigefügt werden, dass den Antrag und die angegebene Sperrfrist begründet.
Der bewilligte Antrag ist an die Universitätsbibliothek, Abt. Dissertationen weiterzuleiten.
Zusätzlich melden Sie Ihre Dissertation zur Veröffentlichung in JLUdocs an, vermerken in dem Feld „Sperrvermerk“ das Datum, zu dem die Veröffentlichung erfolgen soll und reichen die 2 gedruckten Exemplare bei der Universitätsbibliothek ein.
Die Metadaten zur Dissertation werden zeitnah veröffentlicht, das PDF wird erst nach Ablauf der Sperrfrist zugänglich gemacht.
Ausführliche Informationen finden Sie in unserem „Info-Blatt zum Sperrvermerk“.

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Was muss ich bei der Veröffentlichung meiner Habilitation beachten?

Ist laut Ihrer Habilitationsordnung die Veröffentlichung Ihrer Habilitation vorgeschrieben, gelten hier die gleichen Bedingungen wie bei der Veröffentlichung einer Dissertation.

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Was muss ich bei der Veröffentlichung meiner Master-, Bachelor-, Staatsexamens- bzw. Studienarbeit beachten?

Für die Veröffentlichung von Dokumenten von Studierenden bedarf es der Zustimmung/Empfehlung der zuständigen Professorin bzw. des zuständigen Professors per E-Mail.
Nachdem wir die Zustimmung/Empfehlung per E-Mail erhalten haben, wird Ihre Arbeit in JLUdocs veröffentlicht. Sie erhalten eine Mitteilung per E-Mail.

Entfernen Sie persönliche Daten, wie Adresse und Student number aus Ihrem PDF.

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Wie können zusammengehörige Textpublikationen und Forschungsdatenpublikationen in JLUpub verknüpft werden?

Im Online-Formular für die Veröffentlichung Ihres Dokumentes finden Sie das Feld „Verknüpfung zu Forschungsdaten“. In dieses Feld können Sie DOIs oder URLs zu Ihren bereits veröffentlichten Forschungsdaten eintragen.

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Können in JLUdocs veröffentlichte Dokumente geändert oder gelöscht werden?

Aus Gründen der wissenschaftlichen Zitierfähigkeit und Authentizität, ist eine Veränderung oder Löschung einmal veröffentlichter Dokumente nicht möglich. Sind Veränderungen notwendig, wird das geänderte Dokument als neue Version/Auflage gespeichert. Allerdings ist die JLU Gießen berechtigt, den Zugriff auf die Dokumente zu sperren, soweit konkrete Anhaltspunkte für eine Verletzung von Rechten Dritter bestehen.

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Wie veröffentliche ich eine neue, geänderte Version meines Dokuments?

Haben Sie Ihr bereits veröffentlichtes Dokument überarbeitet, aktualisiert oder sonstige Korrekturen vorgenommen, können Sie eine neue Version/Auflage zur Veröffentlichung einreichen. Alle zuvor veröffentlichten Versionen bleiben zugänglich und werden in der Kurzanzeige des Dokuments unter „Versionsgeschichte“ angezeigt. Die Einträge der älteren Versionen erhalten einen Hinweis und Link zur aktuellsten Version Ihres Dokumentes.
Eine Anleitung zur Veröffentlichung einer neuen Version finden Sie in unserem Info-Text Publizieren in JLUdocs

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Wie kann ich Sonderzeichen bei der Anmeldung eines Dokumentes eingeben?

Sonderzeichen können Sie einfach aus Ihrer Vorlage in die Felder „Titel“ oder „Zusammenfassung“ hineinkopieren. Sollten Sie dabei Probleme haben finden Sie unter https://epub.uni-regensburg.de/help/utf8.html und https://graphemica.com/ eine große Auswahl an Zeichen. Markieren Sie das Zeichen, kopieren und fügen Sie es in das Feld ein.

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Rechtliches

Was ist ein Veröffentlichungsvertrag?

Der Veröffentlichungsvertrag für JLUpub regelt das rechtliche Verhältnis zwischen der Rechteinhaberin bzw. dem Rechteinhaber und der Justus-Liebig-Universität (JLU) Gießen bei der elektronischen Veröffentlichung von Dokumenten und Forschungsdaten. Am Ende des Anmeldevorgangs für die Veröffentlichung eines Dokumentes in JLUdocs müssen Sie durch Anhaken diesem Veröffentlichungsvertrag zustimmen.

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Welche rechtlichen Aspekte muss ich beachten?

Wenn Sie ein Dokument zur Veröffentlichung anmelden, prüfen Sie bitte, dass keine Rechte Dritter (z.B. eines Verlags) verletzt werden.

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Darf ich mein Dokument zusätzlich woanders publizieren?

Durch die Zustimmung zum Veröffentlichungsvertrag erteilen Sie der JLU Gießen nur ein einfaches Nutzungsrecht. Das lässt Ihnen alle Freiheiten im Umgang mit Ihrem Dokument, so steht auch der Publikation an anderer Stelle nichts entgegen.

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Darf ich bereits publizierte Dokumente in JLUdocs veröffentlichen?

Dies hängt von den Copyrightbestimmungen der entsprechenden Verlage ab, welche Sie Ihrem Verlagsvertrag oder der SHERPA/RoMEO-Datenbank entnehmen können. Dort können Sie auch erfahren, welche Artikelversion (Postprint, Preprint oder Verlags-PDF) Sie mit Zustimmung des Verlages publizieren dürfen und welche Sperrfristen (Embargos) Sie gegebenenfalls einhalten müssen.
Zur Information: die Standardverträge zahlreicher Verlage (z.B. Elsevier, Springer etc.) gestatten mittlerweile die Möglichkeit einer parallelen Online-Veröffentlichung. Bedingungen sind i.d.R., dass es sich nicht um exakt die vom Verlag angebotene Version handelt und dass auf die Publikation auf der Verlagsseite verwiesen wird.
Fazit: Eine parallele online-Veröffentlichung (auch als Postprint) ist rechtlich unproblematisch. Nehmen Sie als Urheber im Wissenschaftsbereich Ihre Rechte im Rahmen des Urheberrechtsgesetzes, Ihre Rechte gegenüber dem Verlag und damit die erweiterten Publikationsmöglichkeiten wahr und nutzen Sie die Chancen einer Open Access Veröffentlichung in JLUpub.

Als Service bieten wir Ihnen zudem an, dass Sie uns alternativ zum Self-Upload auch gerne einfach eine Liste Ihrer Publikationen zusenden können, die wir für Sie auf mögliche Zweitveröffentlichungen prüfen. Nach positiver Prüfung benötigen wir von Ihnen lediglich einen unterzeichneten Veröffentlichungsvertrag und die zugehörigen Volltexte. Das Einstellen übernehmen wir für Sie.

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Was muss ich beachten, wenn ich in meinem Dokument Bilder, Grafiken, Karten oder anderweitige möglicherweise urheberrechtlich geschützte Elemente verwendet habe?

Wenn Sie in Ihrem Dokument Bilder, Grafiken, Karten usw. wiedergeben, müssen Sie selbst Urheber dieser Elemente sein, oder bei deren Urhebern die Nutzungsrechte einholen. Beachten Sie dabei folgendes: Die Verwendung von fremden und geschützten Werkteilen geringen Umfangs ist nach § 51 UrhG gestattet, wenn der sogenannte Zitatzweck erfüllt ist, d.h. wenn eine geistige Auseinandersetzung mit dem Inhalt stattfindet. Das bedeutet, dass zwischen dem eigenen Werk und dem Zitat ein innerer Bezug vorhanden sein muss, indem das Zitat der Stütze des eigenen Standpunkts dient bzw. der eigene Text sich mit dem Zitat auseinandersetzt.
Möchten Sie Abbildungen zur Illustration verwenden, so holen Sie sich entweder das Nutzungsrecht ein oder greifen Sie auf unter CC-Lizenzen stehende Abbildungen zurück.

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Was sind CC-Lizenzen?

Die Creative Commons-Lizenzen ermöglichen es, Open Access mithilfe von standardisierten Lizenzverträgen umzusetzen. Creative Commons-Lizenzen bauen auf den urheberrechtlichen Regelungen auf, sie ermöglichen aber eine weitergehende Nutzung der Werke, als es das Urheberrechtsgesetz üblicherweise vorsieht.
Bei der Entscheidung, welche CC-Lizenz für ihr Werk die richtige ist, hilft ihnen diese Infografik.

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Können in JLUdocs veröffentlichte Dokumente ausgedruckt und kopiert werden?

Veröffentlichte Dokumente können unter Einhaltung der urheberrechtlichen Bestimmungen (siehe UrhG, insbesondere § 53 UrhG) auf lokale Rechner kopiert und ausgedruckt werden. Darüber hinaus haben Autorinnen und Autoren die Möglichkeit, über die Vergabe von Creative Commons-Lizenzen, die rechtlich zulässigen Nutzungsmöglichkeiten im Sinne von Open Access auszugestalten.

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