Dokumenten-Management-Systeme : Abgrenzung, Wirtschaftlichkeit, rechtliche Aspekte

Abstract

Die Verwaltung von Dokumenten zeigt sich für Unternehmen als eine zentrale Aufgabenstellung, nicht nur vor dem Hintergrund gesetzlicher Vorgaben. Immer größere Informationsmengen müssen bewältigt werden, um zeitnah fundierte Entscheidungen zu fällen und vorhandenes Know-how zu nutzen. Das Datenwachstum der kommenden Jahre wird wesentlich durch E-Mail, Office-Dokumente und Data-Warehouse-Anwendungen getrieben werden. Dokumenten-Management umfaßt alle Abläufe, Prozesse und Verantwortlichkeiten im Zusammenhang mit der Administration von Dokumenten. Ein Dokumenten-Management-System (DMS) stellt eine IT-Anwendung dar, die Dokumente verwaltet und archiviert. Es ist dabei unerheblich, ob die Informationen auf Mikrofilmen, auf Papier oder digital vorliegen. DMS sind in der Literatur noch mit einer Vielzahl weiterer Akronyme bzw. Begriffe belegt. Hierzu zählen z. B. Archivsystem, CMS (Content-Management-System), KMS (Knowledge-Management-System), BPM (Busi-ness-Process Management) oder EDMS (Enterprise-Document-Management-System).Der erste Teil der vorliegenden Arbeit befaßt sich mit den theoretischen Grundlagen von Dokumenten und beschreibt deren Erscheinungsformen. Darauf aufbauend wird ein DMS definiert und begrifflich von einem WMS, CMS und KMS abgegrenzt. Im folgenden Kapitel werden die Nutzenpotentiale aus quantitativer sowie qualitativer Sicht analysiert. Dabei finden auch Opportunitätsfaktoren eine inhaltliche Berücksichtigung. Der dritte Teil befaßt sich mit Richtlinien, Normen und gesetzlichen Regelungen beim Einsatz eines DMS.